Word文档中使用规则来实现邮件合并时的筛选的方法

邮件合并时,在文档中实际上插入的是域。Word为了方便不熟悉域的用户进行操作,为邮件合并专门提供了各种规则。下面对教程:以创建学生成绩分数条为例来介绍Word邮件合并功能的方法 中筛选后的数据进行进一步筛选,只获取语文成绩大于等于90分的分数,下面介绍Word文档中使用规则来实现邮件合并时的筛选的具体操作方法。

1、按照教程:以创建学生成绩分数条为例来介绍Word邮件合并功能的方法 的步骤在成绩单中添加数据,同时预览结果。然后将插入点光标放置到姓名后,在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中单击“规则”按钮,在打开的下拉列表中选择“跳过记录条件”选项,如图1所示。

使用规则来实现邮件合并时的筛选

图1 选择“跳过记录条件”选项

2、打开“插入Word域:Skip Record If”对话框,分别设置“域名”、“比较条件”和“比较对象”,如图2所示。完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框。

使用规则来实现邮件合并时的筛选

图2 分别设置“域名”、“比较条件”和“比较对象”

3、按照教程:在Word文档中邮件合并满足条件的部分内容的方法 中的步骤完成邮件合并操作,此时将在新文档中获得分数条,分数条将只有满足条件的语文分数大于等于90的学生,如图3所示。

使用规则来实现邮件合并时的筛选

图3 邮件合并的结果

注意

当使用的数据来源于Excel文档时,在根据需要对数据进行排序后,可以记下各个数据的序号。在进行邮件合并时,Word将给出“合并到新文档”对话框,在对话框中选择“从”单选按钮,在其后的文本框中输入数据的起止范围,也可以实现对部分邮件的合并操作。

本文已经收录至:《Office 2013应用技巧实例大全》 – Word2013应用篇

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